Các bước để tổ chức một Gala Dinner chỉn chu, ấn tượng

I. Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một bữa tiệc để tri ân những vị khách hàng của doanh nghiệp và để khen thưởng, tuyên dương các nhân viên của công ty. Đồng thời, cũng được cho là dịp để có thể tổng kết lại những hoạt động của doanh nghiệp, ăn mừng những thành công, thành quả của công ty trong thời gian vừa qua.

(Ảnh: PYS Travel)

Vì lẽ đó, Gala Dinner thường được lựa chọn tổ chức vào một buổi tối cuối năm như một cách để tổng kết khép lại năm cũ và đưa ra những mục tiêu cho tương lai sắp tới. 

II. Ý nghĩa của Gala Dinner

Mỗi một sự kiện tổ chức đều hướng đến một số mục đích nhất định và mang những nét ý nghĩa riêng. Và đối với tiệc Gala Dinner cũng vậy. Sự kiện mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích và ý nghĩa không hề nhỏ, đặc biệt liên quan đến việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp, xây dựng văn hóa và nội bộ doanh nghiệp. Đồng thời góp phần tạo nên sự kết nối, gắn kết giữa các thành viên trong công ty và giữa doanh nghiệp với các đối tác, khách hàng.

(Ảnh: PYS Travel)

- Có thể thấy, Gala Dinner đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa doanh nghiệp với các khách hàng.
- Gắn kết các thành viên, xây dựng nội bộ doanh nghiệp.
- Quảng bá và nâng tầm hình ảnh cho doanh nghiệp.
- Nâng cao tinh thần, tạo động lực và tăng hiệu suất công việc sau sự kiện.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

III. Các bước để tổ chức chương trình Gala Dinner

1. Xác định ngân sách

Điều mà bất cứ các doanh nghiệp khi tổ chức Gala Dinner đều quan tâm chi phí dự trù là bao nhiêu. Một bản dự trù chi phí chính xác, chi tiết sẽ giúp công ty dễ dàng hơn trong việc quản lý dòng tiền.

Thông thường nhiều người thường nghĩ chi phí càng cao, làm càng hoành tráng thì Gala Dinner chắc chắn sẽ thành công và thu hút nhiều khách mời. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế thì không hẳn vậy. Chỉ cần bạn biết phân bổ chi phí phù hợp, bạn vẫn có thể dễ dàng tạo nên một sự kiện đặc sắc, gây ấn tượng tốt với các khách mời mà vẫn có thể tối ưu được mọi chi phí tổ chức.

Điều quan tâm đầu tiên của doanh nghiệp chính là dự trù chi phí tổ chức (Ảnh: Sưu tầm)

Có các loại chi phí mà bạn cần phải nắm rõ và phân bổ ngân sách phù hợp đó là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí tiệc, chi phí hoạt động chương trình, chi phí thuê nhân sự sự kiện, chi phí thuê thiết bị sự kiện,…Hãy lên cho mình một kế hoạch cụ thể và chia rõ các khoản cần chi để dễ dàng kiểm soát cũng như tính toán tối ưu một cách tốt nhất nhé.

2. Thời gian tổ chức Gala Dinner

Khi đã định được ngày tổ chức thì mọi công tác liên quan tới sự kiện dễ dàng quản lý, không bị trì trệ. Tuy nhiên, đừng chọn sát ngày cuối năm, thời điểm này hầu như nhân viên, khách mời khá bận để chuẩn bị đón Tết.

(Ảnh: Sưu tầm)

Thời lượng trung bình của một đêm gala sẽ trong khoảng 3 tiếng. Bạn cần sắp xếp và phân bổ thời gian cho từng hạng mục trong khoảng thời gian này sao cho hợp lý nhất.

Một chương trình diễn ra trong thời gian quá dài làm cho khách mời cảm thấy mệt mỏi và uể oải. Thêm nữa, chương trình sẽ được tổ chức vào buổi tối, nếu kết thúc quá khuya sẽ ảnh hưởng đến sự an toàn khi di chuyển cũng như thời gian nghỉ ngơi của người tham dự. 

3. Địa điểm tổ chức

Sau khi đã lựa chọn được ngày tổ chức, bước tiếp theo chọn địa điểm phù hợp để tiệc Gala Dinner diễn ra. Thông thường, tổ chức Gala Dinner không chỉ để tri ân nhân viên đã đồng hành thời gian qua, cũng như khách hàng, đối tác…mà còn các hoạt động khen thưởng đi kèm, trò chơi, tiệc tùng.

(Ảnh: PYS Travel)

Vì thế hãy lựa chọn địa điểm tổ chức thông thoáng, rộng như bãi biển, resort, trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn, nhà hàng,...

4. Lên danh sách khách mời tham gia

Khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần lên số lượng khách mời chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ mọi khách mời từ các mức độ.

Nắm rõ số lượng người tham gia sẽ giúp khâu chuẩn bị tốt hơn (Ảnh: PYS Travel)

Sau đó là thiết kế thư mời và gửi thiệp mời càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian. Nếu không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi lại trong khoảng thời gian đó.

Lưu ý: Đảm bảo điền đầy đủ thông tin trong thiệp mời (địa chỉ, thời gian, dress code).

5. Ý tưởng, chủ đề Gala Dinner

5.1. Chủ đề Lễ kỷ niệm

Thay vì tốn nhiều thời gian để chuẩn bị cho những chủ đề phức tạp, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn tổ chức đêm Gala Dinner cơ bản theo chủ đề lễ kỷ niệm công ty. Buổi tiệc lấy chủ đề chính là hành trình phát triển của doanh nghiệp, những cột mốc thời gian đặc biệt những điều doanh nghiệp đã và đang làm được…

Chủ đề truyền thống nhưng rất ý nghĩa (Ảnh: PYS Travel)

Buổi tiệc cũng được kết hợp với các hoạt động vui chơi, giải trí, văn nghệ để đem đến không khí thoải mái, một bữa tiệc ấm cúng không hề nặng nề cho toàn bộ nhân viên công ty cũng như các khách mời.

5.2. Chủ đề Black & White

Thông thường bạn nghĩ trắng và đen rất ảm đạm và nhàm chán nhưng hãy để các ảo thuật gia tổ chức sự kiện biến trắng đen thành một chủ đề Gala Dinner quý phái và đáng nhớ.

Màu săc trắng đen đơn giản nhưng không lỗi thời (Ảnh: Sưu tầm)

Chủ đề cho phép các nhà tổ chức sự kiện sáng tạo với các sắc màu tương phản, các thiết kế trang trí tao nhã, tạo ra bầu không khí riêng biệt. Rất phù hợp cho các doanh nghiệp cấp cao.

5.3. Gala Dinner kết hợp team building

Với buổi tiệc phong cách này chúng ta sẽ kết hợp với những trò chơi vận động thú vị dành cho tất cả nhân viên muốn tham gia. Kết hợp không khí party ăn uống cùng những hoạt động vận động tay chân khiến cho buổi tiệc thêm sôi động, thoải mái và tuyệt vời.

(Ảnh: PYS Travel)

Tất nhiên ý tưởng tiệc kết hợp team building chỉ phù hợp với địa điểm tổ chức rộng rãi và số lượng thành viên phù hợp.

5.4. Chủ đề Bữa tối cạnh bờ biển

Nếu công ty muốn có sự mới mẻ, đặc biệt tại sao không thử một lần đặt tiệc tại các bãi cát trải dài cạnh bờ biển. Khung cảnh lung linh huyền ảo về đêm kết hợp với không khí mát lạnh của hơi nước sẽ đem tới cho khách mời trong Gala Dinner một trải nghiệm tuyệt vời.

Lựa chọn sáng tạo cho Gala Dinner (Ảnh: PYS Travel)

5.5.  Bữa tiệc BBQ

Tổ chức một bữa tiệc BBQ ngoài trời là một cách thức tuyệt vời để gắn kết mọi người với nhau trong cùng không gian. Những đầu bếp dày dặn kinh nghiệm trong việc phục vụ tiệc BBQ để đem tới trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người. Một lý rượu vang nhẹ hay một ly cocktail sẽ rất phù hợp với những bữa tiệc này. 

(Ảnh: Sưu tầm)

5.6. Chủ đề Dạ hội

Các bữa tiệc dạ hội là cơ hội để các anh chị em trút bỏ bộ đồ công sở diện những bộ đồ sặc sỡ, nổi bật. Hãy chọn chủ đề bữa tiệc, dress code để mọi người khoác lên mình những bộ cánh thật chất, thật điệu nhé.

Các chị em với những bộ cánh lộng lẫy (Ảnh: PYS Travel)

Hãy thiết kế bữa tiệc trong một không gian sang trọng hơi hướng châu Âu. Có điều kiện doanh nghiệp có thể chuẩn bị cho mọi người những chiếc mặt nạ để gợi lên sự bí ẩn, phấn khích cho mọi người.

5.7. Chủ đề Broadway

Tổ chức Gala Dinner với phong cách Broadway, sân khấu trình diễn nhiều màu sắc bao trùm bởi các ánh sáng.Sự kiện với chủ đề Broadway có đặc trưng là kiểu trang trí sân khấu kiêu sa cùng với nhạc sống. Bên cạnh đó là các màn trình diễn ca múa kết hợp với diễn kịch. 

(Ảnh: Sưu tầm)

Phù phép cho không gian buổi ăn tối với các bàn ăn được trải khăn dài tới tận mặt đất. Lông vũ đặt ở các bàn tiệc cùng ánh sáng trên các bức tường làm cho Gala cao cấp hơn.

6. MC và kịch bản dẫn

MC cần có thể dẫn dắt chương trình một cách trôi chảy, lưu loát, có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, dễ hiểu và làm bầu không khí trở nên sôi động. MC cũng cần có khả năng ứng biến linh hoạt, xử lý tình huống nhanh nhạy trong trường hợp có sự cố xảy ra.

(Ảnh: PYS Travel)

Kịch bản dẫn chương trình Gala Dinner là một bản kế hoạch chi tiết về nội dung, thời gian và cách thức dẫn dắt chương trình. Kịch bản này giúp cho chương trình diễn ra một cách suôn sẻ, thành công.

MC khéo léo sẽ làm không khí trở nên vui vẻ, thoải mái (Ảnh: Sưu tầm)

Tùy vào mục đích tổ chức và quy mô chương trình, bạn có thể điều chỉnh nội dung của kịch bản cho phù hợp. Dưới đây là một số lưu ý khi xây dựng kịch bản dẫn chương trình Gala Dinner:

- Kịch bản cần được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết, bao gồm thời gian, nội dung và cách thức dẫn dắt.
- Kịch bản cần đảm bảo tính thống nhất và logic, tránh trùng lặp hoặc thiếu sót.
- Kịch bản cần phù hợp với mục đích tổ chức và quy mô chương trình.

7. Thực đơn

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối. Thế nên bàn tiệc sẽ được chú trọng chi tiết hơn cả. Thường sẽ có 2 hình thức đãi tiệc là tiệc truyền thống và tiệc buffet.

Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng.

(Ảnh: Sưu tầm)

Còn tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn. Tuỳ vào chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ số lượng món hợp lý. Thông thường là từ 12 món trở lên.

Để lựa chọn menu bàn tiệc phù hợp; thì doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của mọi người. Hoặc lựa chọn những món được đặt nhiều nhất tại nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

8. Tiết mục nghệ thuật

Ngoài những nội dung chính như lên ý tưởng, kịch bản chương trình. Bạn cũng nên đầu tư vào các tiết mục nghệ thuật. Bởi các tiết mục nghệ thuật được xem là linh hồn của buổi tiệc. Sẽ giúp cho khách mời cảm thấy thư giãn và thoải mái hơn khi tham dự. 

Các tiết mục nghệ thuật tạo không khí vui tươi, sôi động (Ảnh: PYS Travel)

Đặc biệt, nếu được đầu tư bài bản, các tiết mục này sẽ trở thành điểm nhấn nổi bật, đặc sắc trong chương trình, góp phần không nhỏ tạo nên sức hấp dẫn và sự thành công cho buổi tiệc Gala Dinner.

9. Tổ chức trò chơi

Trò chơi giao lưu tại Gala Dinner là một hoạt động không thể thiếu, giúp tạo không khí vui tươi, sôi động cho chương trình. Những trò chơi này có thể giúp các khách mời giao lưu, gặp gỡ, và hiểu nhau hơn.

Những trò chơi sẽ giúp các thành viên gần gũi hơn (Ảnh: PYS Travel)

Trò chơi cần phù hợp với mục đích tổ chức và quy mô của chương trình và đơn giản, dễ hiểu, và không gây mất thời gian của khách mời.

Phần quà nho nhỏ là điều cần thiết thúc đẩy tinh thần (Ảnh: PYS Travel)

10. Tặng quà, vinh danh

Hoạt động tri ân, vinh danh nhằm thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp đối với những đóng góp của các cá nhân, tập thể đã có những thành tích xuất sắc trong công việc, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.

(Ảnh: PYS Travel)

Trao bằng khen là cách thức tri ân và vinh danh phổ biến nhất. Bằng khen, giấy khen là một hình thức ghi nhận chính thức của doanh nghiệp đối với những đóng góp của các cá nhân, tập thể.

(Ảnh: PYS Travel)

Bên cạnh bằng khen, giấy khen, doanh nghiệp cũng có thể trao quà tặng cho các cá nhân, tập thể được vinh danh. Quà tặng có thể là những món quà có giá trị vật chất hoặc tinh thần, phù hợp với đối tượng được vinh danh.

IV. Rút kinh nghiệm sau Gala Dinner

Việc rút kinh nghiệm sau Gala Dinner là một việc làm cần thiết để giúp doanh nghiệp tổ chức thành công các chương trình Gala Dinner tiếp theo. Doanh nghiệp nên dành thời gian và công sức để thực hiện việc rút kinh nghiệm một cách nghiêm túc.

Dưới đây là một số nội dung cần đánh giá và tự phê bình sau khi tổ chức tiệc tất niên công ty:

- Mục tiêu của buổi tiệc đã đạt được hay chưa?
- Các hoạt động trong buổi tiệc được tổ chức như thế nào?
- Không gian và trang trí của buổi tiệc ra sao?
- Thức ăn và đồ uống của buổi tiệc có ngon và hợp khẩu vị không?
- Thái độ phục vụ của nhân viên như thế nào?
- Phản hồi của nhân viên công ty về buổi tiệc ra sao?

Trên đây là 4 bước cơ bản mà PYS Travel đã gợi ý bạn để có thể tự mình tổ chức một chương trình Gala Dinner cho công ty. Tuy nhiên, để đảm bảo một chương trình hội tụ đầy đủ các yếu tố thành công như đã kể trên, tránh rủi ro thì chúng tôi nghĩ rằng, bạn nên tìm tới những công ty tổ chức sự kiện có kinh nghiệm để giúp đỡ bạn. Và hi vọng rằng, PYS Travel – Công ty tổ chức sự kiện kết hợp team building chuyên nghiệp có thể là niềm tin nơi bạn gửi gắm, hãy nhấc máy lên và liên hệ ngay với chúng tôi để có một chương trình Gala Dinner linh hoạt, sáng tạo, thành công, hiệu quả. 

Tham khảo địa điểm tổ chức Gala Dinner lý tưởng quá gợi ý của PYS Travel nhé

Chùm Tour resort gần Hà Nội

 

PYS Travel luôn tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ về tác phẩm nhiếp ảnh, ảnh chụp của các cá nhân và tổ chức. Chúng tôi luôn cố gắng nỗ lực liên hệ với tất cả các tác giả có ảnh được sử dụng để xin sự cho phép sử dụng ảnh. Nếu có sự sơ xuất hay thiếu sót nào, chúng tôi xin được gửi lời xin lỗi tới các tác giả, chủ sở hữu hình ảnh. Các anh/chị cũng vui lòng gửi phản hồi lại cho PYS Travel: https://pystravel.vn/ban-quyen-hinh-anh