Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm độc đáo, hấp dẫn cho Công ty

I. Ý nghĩa của tiệc Tất niên cuối năm cho Công ty

Tiệc Tất Niên (Year End Party) hay còn gọi là tiệc cuối năm, là một bữa tiệc thường được tổ chức vào những ngày cuối cùng của năm với ý nghĩa tổng kết những hoạt động đã qua của doanh nghiệp, đoàn thể hay là buổi tiệc sum họp của đại gia đình, họ hàng,…

Đối với các doanh nghiệp, tiệc tất niên có ý nghĩa rất quan trọng và cần thiết vào dịp cuối năm. Không chỉ đơn giản là một buổi liên hoan mà thông qua tiệc cuối năm, các cá nhân sẽ cùng ngồi lại với nhau, chia sẻ những thành công, những niềm vui hay những gì chưa đạt được trong năm cũ. Các doanh nghiệp, công ty sẽ cùng tổng kết những thành tựu đạt được, rút kinh nghiệm với những sai sót, vinh danh những cá nhân xuất sắc, tạo tiền đề cho một năm mới phát triển hơn. Đây cũng là cơ hội để mọi người cùng nhau gạt bỏ những âu lo và thỏa sức vui chơi, ăn uống trước thềm năm mới.

Ý nghĩa tiệc tất niên (Ảnh: PYS Travel)

Mỗi một sự kiện được tổ chức đều hướng đến một số mục đích, ý nghĩa nhất định. Tùy vào mục đích muốn truyền tải mà bữa tiệc tất niên sẽ mang lại những tầng ý nghĩa khác nhau như:

- Giúp doanh nghiệp tổng kết lại các hoạt động thông qua việc cùng nhau nhìn lại chặng đường. Cùng những thành tích mà công ty đã đạt được cũng như những khuyết điểm mà công ty gặp phải trong một năm qua.

- Là dịp để ban lãnh đạo gửi lời tri ân, cảm ơn đến các thành viên trong công ty, các đối tác khách hàng.

- Vinh danh các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc và có những cống hiến tích cực cho công ty.

- Gắn kết các thành viên, để mọi người giao lưu, chia sẻ và kết nối với nhau.

- Tạo động lực để phấn đấu cho năm mới sắp đến

- Xây dựng hình ảnh và văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong lòng công chúng và nội bộ doanh nghiệp.

Thông thường, tiệc tất niên công ty sẽ được tổ chức vào dịp cuối năm tính theo Âm lịch (thường là trước khi nghỉ Tết 1 đến 2 tuần). Tuy nhiên, cũng tùy thuộc vào văn hóa từng công ty mà buổi tiệc này có thể được diễn ra sớm hơn, thậm chí nhiều công ty lại lựa chọn mốc thời gian theo năm Dương lịch để tổ chức hoạt động này.

>> Xem thêm Cách tổ chức tour du lịch cho Công ty

II. Các bước lên Kế hoạch cho tiệc Tất niên cuối năm

1. Xác định mục tiêu và ngân sách

Bữa tiệc tất niên là bữa tiệc mà nhân viên được phá bỏ mọi áp lực của công việc sau một năm làm việc. Đây cũng là cơ hội mà ban lãnh đạo công ty gặp gỡ với nhân viên, tri ân những nhân viên có thành tích xuất trong năm làm việc vừa qua. Thúc đẩy tinh thần của nhân viên cố gắng gắn bó cùng công ty lâu dài.

Tri ân nhân viên

Tiệc tất niên không chỉ là dịp để nhân viên có thể "xả hơi", tạm xa những áp lực, căng thẳng của công việc tất bật trong một năm qua mà còn là dịp để ban lãnh đạo công ty có thể bày tỏ sự tri ân tới toàn thể nhân viên của mình.

Tri ân nhân viên (Ảnh: PYS Travel)

Bên cạnh đó là những lời thăm hỏi, khen thưởng kịp thời đến những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc, hoạt động nổi bật trong năm vừa qua.

>> Xem thêm Những lưu ý tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Muốn gắn kết nội bộ

Công việc tại các doanh nghiệp vô cùng bận rộn khiến cho nhân viên ít có cơ hội gặp gỡ, giao lưu với nhau. Đôi khi vì điều đó mà tranh chấp bất đồng, gây khó khăn khi làm việc với đội nhóm. Tiệc tất niên công ty có thể đan xen các hoạt động văn hoá để gắn kết nhân viên với nhau như: team building, ngày hội,… 

Gắn kết nội bộ (Ảnh: PYS Travel)

Đây là cơ hội tuyệt vời cho tất cả nhân viên gặp gỡ, trao đổi, học hỏi, giao lưu, trao nhau những cái bắt tay để siết chặt tình cảm và gửi đến nhau những lời chúc một năm mới cùng phát triển. Xóa bỏ khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới là điều thật tuyệt vời của buổi tiệc cuối năm.

Truyền thông hình ảnh công ty

Một công ty muốn tồn tại lâu và phát triển thì nội bộ và nhân sự là tiềm lực vững vàng. Các chuỗi sự kiện tổ chức nội bộ cho buổi tiệc cuối năm là cơ hội để truyền thông hình ảnh công ty tuyệt vời, góp phần củng cố niềm tin của khách và đối tác đến công ty.

Truyền thông hình ảnh công ty (Ảnh: PYS Travel)

Tạo tinh thần động lực cho một năm thành công

Bữa tiệc tất niên cuối năm là nơi để mọi người lấy lại tinh thần và đặt ra các mục tiêu mạnh mẽ hơn trong năm tiếp theo. Tất cả mọi người cùng nhau cố gắng để đạt để đưa công ty phát triển mạnh mẽ.

>> Xem thêm Gợi ý cách tổ chức du lịch cho nhân viên

2. Xác định ngân sách phù hợp với mục tiêu và quy mô của tiệc.

Dự trù ngân sách cũng là một trong những hạng mục quan trọng của bữa tiệc tất niên. Ngân sách tổ chức tiệc tất niên cần được dự trù hợp lí, bao gồm chi phí cho các hoạt động cần thiết và chi phí dự trù khi phát sinh sự cố.

Xác định chi phí (Ảnh: Sưu tầm)

>> Xem thêm Gợi ý mẫu kế hoạch du lịch cho công ty

3. Chọn chủ đề và địa điểm tổ chức

3.1. Chủ đề: Lựa chọn chủ đề phù hợp với đặc điểm và sở thích của nhân viên.

Tiệc tất niên chỉ tổ chức mỗi năm 1 lần nên doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng chủ đề, nhằm thu hút sự quan tâm và tạo hào hứng cho nhân viên. Tuy nhiên chủ đề tiệc tất niên nên phù hợp với tính chất và mục đích tổ chức year end party của công ty. Sau đây PYS Travel sẽ gợi ý cho bạn những tiệc Tất niên thú vị:

Chủ đề tiệc tất niên - Lễ kỷ niệm

Với chủ đề tiệc tất niên là lễ kỷ niệm, doanh nghiệp thường tổ chức theo từng mốc thời gian nhất định như 5 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm,.. Ở buổi tiệc này, toàn thể quý công ty sẽ nhìn lại chặng đường phát triển và tổng kết lại những thành tựu đã đạt được.

Chủ đề tiệc tất niên - Lễ kỉ niệm (Ảnh: PYS Travel)

Thông thường, những buổi tiệc tất niên như thế này sẽ có quy mô khá lớn, với sự tham gia của đối tác, khách mời và các bên báo chí có liên quan. Do đó, không khí sự kiện sẽ có phần trang trọng và đầu tư chỉnh chu hơn trong từng công đoạn.

>> Xem thêm Những chương trình tri ân Khách hàng

Chủ đề tiệc tất niên tiệc đêm

Dạ tiệc là chủ đề tiệc tất niên sang trọng, thanh lịch, với bầu không khí lãng mạn và du dương. Để tham gia buổi tiệc này, bạn phải lên ý tưởng tổ chức Gala Dinner  chi tiết và toàn thể nhân viên sẽ phải đáp ứng yêu cầu về trang phục, phong cách. Đây cũng là dịp tuyệt vời để tìm kiếm những người mối quan hệ mới trong cuộc sống.

Chủ đề tiệc đêm (Ảnh: PYS Travel)

Thông thường, các bữa tiệc này sẽ được tổ chức tại những khách sạn sang trọng, hiện đại, kết hợp với ăn uống và tiệc trà nhẹ. Công ty nên lựa chọn tông màu trang trí chủ đạo phù hợp để làm nổi bật khách mời và nhân viên.

>> Xem thêm Những chủ đề Gala dinner cho công ty

Chủ đề tiệc tất niên dạng Pool party

Chủ đề tiệc tất niên dạng Pool party hứa hẹn sẽ là trải nghiệm thú vị nhất cho quý công ty vào những ngày cuối năm. Không khí bữa tiệc sẽ có thiên hướng phóng khoáng, thoải mái, tự nhiên và mát mẻ. 

Chủ đề tiệc Pool party (Ảnh: PYS Travel)

Tuy nhiên, với số lượng người tham lớn, doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn hồ bơi có sức chứa phù hợp. Hệ thống an toàn xung quanh bể bơi cũng phải được đảm bảo, tránh trường hợp nguy hiểm xảy ra. 

Chủ đề tiệc tất niên là Liveshow âm nhạc

Chủ đề tiệc tất niên Liveshow âm nhạc sẽ phù hợp với những doanh nghiệp trẻ trung, năng động. Địa điểm tổ chức những tiệc tất niên như này có thể ở ngoài trời hoặc trong nhà. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc kĩ để hạn chế rủi ro và trục trặc trong quá trình tổ chức.

Chủ đề tiệc liveshow âm nhạc (Ảnh: PYS Travel)

Quý công ty có thể thuê ca sĩ về biểu diễn hoặc tận dụng nhân tài nội bộ. Giao lưu văn nghệ giữa các phòng ban cũng sẽ giúp không khí bữa tiệc trở nên gần gũi, vui tươi và ấn tượng hơn. Ngoài ra hình thức tổ chức tiệc tất niên Liveshow âm nhạc đòi hỏi đầy đủ trang thiết bị, cơ sở vật chất và nhân sự tham gia.

Chủ đề tiệc tất niên Teambuilding

Để thay đổi không khí và tạo hào hứng cho nhân viên, doanh nghiệp có thể tổ chức tiệc tất niên bằng hình thức Teambuilding kết hợp đi du lịch. Chủ đề này sẽ đòi hỏi chi phí khá cao, tuy nhiên khá mới mẻ và thú vị. 

Hoạt động Teambuilding (Ảnh: PYS Travel)

Hoạt động Teambuilding sẽ diễn ra ở ngoài trời, với nhiều trò chơi hấp dẫn từ trí tuệ đến thể lực. Qua đây, mối quan hệ giữa các phòng ban và nhân viên cũng được củng cố và thắt chặt, tạo tiền đề để nâng cao chất lượng công việc. 

>> Xem thêm Top kịch bản Team building bãi biển siêu HOT

Tổ chức tiệc tất niên theo concept độc, lạ

Thay vì tổ chức một buổi tiệc cơ bản chỉ có phát biểu và trao tặng bằng khen thông thường. Bạn có thể biến tấu chương trình của mình thành một buổi dạ tiệc với những chủ đề nhất định như: White night party, Color party, Prom night party,…

Các chủ đề độc lạ mới mẻ (Ảnh: PYS Travel)

Ý tưởng cho buổi dạ tiệc có thể dựa trên phong cách và hình thức của công ty hoặc từ chính tính cách của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Các chủ đề độc lạ, chất lừ như “Retro Office” – tạo ra một không gian hoài niệm, đầy vấn vương và nhớ nhung, cùng nhau diện trang phục 7x, 8x. Hoặc là chủ đề “Tuổi thanh xuân” – giúp cho các thành viên có thể “hồi teen” diện các trang phục trẻ trung và tha hồ quậy phá…

>> Xem thêm Gợi ý các tổ chức Team building cho công ty

3.2. Địa điểm: Xác định không gian, tiện ích, và dịch vụ phù hợp với quy mô tiệc.

Bất cứ một sự kiện nào cũng vậy, khâu chuẩn bị, lựa chọn địa điểm chiếm tối đa phần quyết định xem sự kiện đó có thành công hay thất bại. Một bữa tiệc cuối năm sẽ trở nên hoàn hảo nếu có sự chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng từ việc bắt đầu lựa chọn địa điểm tổ chức. Và để tìm được một địa điểm phù hợp, bạn phải lưu ý những yếu tố sau đây:

- Sức chứa phù hợp với số lượng khách dự kiến

Nên lựa chọn địa điểm có sức chứa rộng hơn số khách dự kiến để phòng trường hợp có khách phát sinh

- Vị trí địa lý thuận tiện,  giao thông dễ dàng tiếp cận địa điểm

- Về không gian

Một địa điểm thông minh là một địa điểm có sức chứa đáp ứng đủ số lượng người tham gia và quan trọng là tiện lợi về mặt giao thông. Bạn không thể có một chương trình thành công nếu đó là một không gian quá rộng hay quá chật. Do vậy, xác định không gian địa điểm tổ chức là yếu tố quan trọng hàng đầu mà bạn phải lưu tâm đến.

Setup không gian buổi tiệc (Ảnh: PYS Travel)

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện và số lượng người tham dự mà ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngoài trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Đối với các doanh nghiệp trẻ, năng động như truyền thông, công nghệ, bất động sản, agency…thường có xu hướng lựa chọn những không gian rộng rãi thoải mái với sân khấu, đèn LED và âm thanh chất lượng để tạo ra không khí sôi động, náo nhiệt cho nhân viên tham dự. Bên cạnh đó, một số công ty kết hợp du lịch, nghỉ dưỡng cho nhân viên. Chương trình tiệc tất niên mang lại sự thư giãn và trải nghiệm các hoạt động ngoài trời.

- Dịch vụ ăn uống tại địa điểm

Đa phần, các buổi tiệc cuối năm đều kết hợp ăn uống tại nơi tổ chức. Do vậy, vấn đề về dịch vụ ăn uống cũng cần được trú trọng.

Đồ ăn tại địa điểm phải đa dạng, hợp khẩu vị, trình bày sach sẽ, đẹp mắt và đặc biệt phải  đảm bảo về vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm.

(Ảnh: Sưu tầm)

- Tiện ích tại địa điểm

Địa điểm phải có đầy đủ các dịch vụ tích hợp để đáp ứng nhu cầu của sự kiện như: Hệ thống trang thiết bị, âm thanh ánh sáng đạt chuẩn. Hệ thống bảo vệ, an ninh, an toàn tốt. Khu vực sân khấu rộng rãi, có trần nhà cao, đảm bảo các hoạt động diễn ra. Có bãi gửi xe rộng rãi, thuận tiện cho việc di chuyển của khách mời…

Mặc dù chỉ là một số yếu tố phụ nhưng nó cũng góp phần ảnh hưởng rất nhiều đến tâm lý của những đối tượng tham gia sự kiện.

- Nhân sự phục vụ

Nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong sự kiện. Nên lựa chọn những địa điểm có đội ngũ nhân viên phục vụ tốt, chuyên nghiệp, nhiệt tình và có trách nhiệm để buổi tiệc diễn ra suôn sẻ.

(Ảnh: Sưu tầm)

Hiện tại, PYS Travel có nhiều địa điểm cho công ty tổ chức tiệc tất niên từ tour trong ngày đến tour 2 ngày 1 đêm. 

Tham khảo ngay: Chùm tour resort gần Hà Nội

III. Kế hoạch chi tiết Tổ chức Tiệc tất niên

1. Lên kế hoạch cho chương trình

- Lên kế hoạch cho hoạt động trong tiệc, chẳng hạn như chương trình biểu diễn, trò chơi, phần thưởng, và bữa tối.

Chọn MC và thợ chụp ảnh

MC như linh hồn của một chương trình trong việc tạo nên không khí sôi nổi, cuốn hút cho tiệc tất niên. Người dẫn chương trình năng động, hoạt ngôn sẽ là yếu tố chính để kích thích sự tham gia và tương tác tích cực của khán giả. Việc lựa chọn MC có kinh nghiệm và duyên dáng có thể từ đơn vị bên ngoài hoặc từ bên trong công ty.

Người dẫn chương trình cho buổi tiệc (Ảnh: PYS Travel)

Đối với thợ chụp ảnh thì tìm thợ chuyên nghiệp: Để chọn thợ chụp ảnh, bạn cần xem xét kinh nghiệm, portofolio, và phong cách của họ. Liên hệ với các nhiếp ảnh gia cụ thể và yêu cầu họ cung cấp thông tin về giá cả, thời gian làm việc, và các dịch vụ đi kèm.

Kịch bản thực hiện tiến độ công việc

Đây là kịch bản bao quát toàn bộ quá trình chuẩn bị setup và tổ chức. Trong kịch bản tiến độ, bạn sẽ phải liệt kê ra toàn bộ các công việc cần chuẩn bị cho buổi tiệc tất niên, sắp xếp chúng theo thứ tự thực hiện phù hợp. Đồng thời, mỗi đầu việc bạn cũng cần phân công cho người phụ trách cụ thể, tính toán và quy định thời gian thực hiện chúng. 

Việc xây dựng timeline kịch bản tiến độ như thế sẽ giúp bạn kiểm soát được tất cả các khâu, hạn chế tối đa trường hợp trễ tiến độ. 

Chuẩn bị kịch bản và các tiết mục

Để buổi tiệc tất niên thành công rực rỡ cần có sự chuẩn bị chu đáo từ kịch bản chương trình. Kịch bản chương trình tất niên là yếu tố định hình cho không gian vui chơi, giải trí thú vị cho tiệc tất niên công ty. Người phụ trách cần sắp xếp kịch bản một cách hợp lý, linh hoạt, tạo điểm nhấn khuấy động không khí cuối năm. Kịch bản chương trình gồm nhiều phần và tiết mục khác nhau từ trò chơi nhóm, màn trình diễn bất ngờ đến dự định chung. Ý tưởng cho kịch bản có thể tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau hoặc tham khảo ý kiến từ đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. 

(Ảnh: Sưu tầm)

Phần thưởng cho nhân viên

Đối với các bữa tiệc tất niên công ty, việc chuẩn bị quà cho nhân viên và khách mời là điều cần thiết. Đây là một phần quan trọng để thể hiện sự tôn trọng và tri ân đối với nhân viên công ty. Việc chuẩn bị quà tặng phụ thuộc vào mục đích và ý nghĩa mà công ty muốn truyền tải. Có thể là giải thưởng cho thành tích xuất sắc, sản phẩm best seller hoặc tôn vinh những người có sự đóng góp quan trọng. Quà tặng mang tính hấp dẫn và đa dạng sẽ tạo nên sự phấn khích và hứng thú cho mọi người. Đồng thời, việc tổ chức bốc thăm trúng thưởng cũng là một ý tưởng thú vị để kết thúc chương trình một cách hồi hộp và đáng nhớ. Tất cả những điều này cũng tạo nên không khí sôi động, vui vẻ cho buổi tiệc tất niên.

(Ảnh: PYS Travel)

Thực đơn

Thực đơn tất niên cũng đóng vai trò quan trọng, đảm bảo rằng các món ăn phải phù hợp với số lượng và sở thích của tất cả người tham dự. Các món ăn cần được chọn một cách cân nhắc, đa dạng và bám sát khẩu vị chung. Việc xem các review, đánh giá từ khách hàng tại nhà hàng sẽ giúp đảm bảo chất lượng và sự hài lòng về món ăn. Ngoài ra, tùy chọn set menu hoặc lựa chọn món trong menu tiệc tất niên cũng là một phần quan trọng. Mỗi thực đơn nên bao gồm đầy đủ các món: khai vị, món chính và tráng miệng để tạo nên bữa tiệc chỉn chu, hoàn thiện.

>> Xem thêm Tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức Team building

2. Lên danh sách khách mời và gửi lời mời.

Gửi lời mời và xác nhận

 - Tạo lời mời và gửi cho nhân viên cùng với thông báo lịch trình và thông tin về địa điểm.

- Yêu cầu nhân viên xác nhận tham dự để biết trước số lượng người tham gia giúp các khâu chuẩn bị được chu đáo, hoàn tất.

Doanh nghiệp có thể tham chiếu quy trình lập danh sách sau:

Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời.

Lập các loại danh sách khách mời.

Tương ứng như cách phân loại khách mời, cần phải lập các loại danh sách khách mời như:

Danh sách khách VIP

Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…).

Danh sách khách mời bí mật (Đối tượng này tham gia vào một phần chương trình, gây bất ngờ…).

Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Việc lên danh sách khách mời cũng cần được chia ra theo từng phân khúc, đối tượng khách mời. Để có thể sắp xếp vị trí, khu vực bàn tiệc. Điều này cũng dễ dàng cho việc thiết kế và gửi thư mời. Đặc biệt, thư mời nên được gửi từ sớm, cách ngày tổ chức ít nhất 1 tuần để khách mời có thể sắp xếp tham dự.

Trong danh sách khách mời khi mới lập, có thể chỉ cần các thông tin cơ bản như:

Họ tên của khách mời.

Chức danh/đơn vị công tác.

Địa chỉ.

Số điện thoại (Email, fax, website,…).

Những điểm cần chú ý về độ tuổi, yêu cầu ẩm thực,…

Số lượng khách tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến: địa điểm, không gian tổ chức, bàn tiệc, quà tặng (nếu có)… Vì vậy, nếu không lên danh sách khách mời trước thì dễ dẫn đến quá tải cho buổi tiệc, doanh nghiệp sẽ mất kiểm soát chương trình hoặc nghiêm trọng hơn là thiếu hụt ngân sách đã hoạch định.

Chính vì thế, các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều nên xác định đối tượng khách mời, có mở rộng cho đối tác, khách hàng, gia đình nhân viên không hay chỉ nội bộ công ty? Số lượng khách tham dự nên được kiểm soát và đăng ký từ trước. Khi buổi tiệc diễn ra, chỉ những khách có thư mời hoặc có tên trong danh sách đã đăng ký với ban tổ chức mới được tham gia tiệc.

>> Xem thêm Tham khảo ngay các trò chơi Teambuilding bãi biển dành cho công ty

3. Kiểm soát và tổ chức tiệc theo kế hoạch

Kiểm soát có ý nghĩa rất quan trọng với một chương trình sự kiện bất kỳ, không riêng tiệc tất niên cho công ty. Dù bạn có lên kế hoạch tổ chức chi tiết đến đâu thì cũng không tránh khỏi những vấn đề phát sinh. Tổng duyệt như một bản nháp, giúp bạn khớp nối toàn bộ các hạng mục của chương trình, phát hiện các vấn đề phát sinh và kịp thời xử lý. 

Để hạn chế tối đa các biến cố, bạn cần kiểm tra các kỹ các hạng mục tiệc tất niên như sau: 

Âm thanh, ánh sáng, micro: Hãy đảm bảo chúng hoạt động tốt và có công suất phù hợp với chương trình. Tránh tình trạng loa, micro có âm lượng bé, gây bất tiện cho khách mời khi thưởng thức các tiết mục văn nghệ.

Tổ chức sự kiện (Ảnh: PYS Travel)

Kịch bản lời dẫn của MC: Hãy trao kịch bản lời dẫn cho MC một cách sớm nhất, để MC có thể nắm bắt được nội dung chương trình. Từ đó xử lý và dẫn dắt chương trình một cách mượt mà và trơn tru.

Trang phục, đạo cụ của các tiết mục: Đây là hạng mục hay có phát sinh vấn đề nhất trong quá trình chuẩn bị tiệc tất niên cho công ty. Các tình huống thường xảy ra có thể kể đến như thiếu hoặc hỏng hóc… Hãy kiểm tra lại một lần nữa vào có sự bổ sung kịp thời nếu xảy ra vấn đề.

Đảm bảo thời gian có mặt của đội biểu diễn, các nghệ sĩ khách mời… tránh trường hợp nghệ sĩ đến muộn, ảnh hưởng đến chương trình. 

Kiểm tra lại thực đơn tiệc một lần cuối và trao đổi kỹ với đơn vị cung cấp về thời gian lên tiệc.

>> Xem thêm: Các công ty du lịch Uy tín tại TP.HCM

IV. Thực hiện tiệc Tất niên

1. Triển khai chương trình theo kế hoạch đã lên

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức tiệc tất niên. Mọi thứ cần được triển khai theo đúng kế hoạch đã lên để đảm bảo buổi tiệc diễn ra suôn sẻ và thành công.

Các công việc cần thực hiện trong bước này bao gồm:

Phần opening

Đón khách: Khách mời được lễ tân đón tiếp, hướng dẫn vào khu vực chụp hình check in

Check in trước bữa tiệc (Ảnh: PYS Travel)

Khách mời tham gia các hoạt động tương tác và giao lưu với nhau trước khi chờ vào chương trình chính.

Phần lễ

Mang tính chất mở màn, giới thiệu chương trình. Thường không khí ở phần lễ sẽ có phần trang trọng, lịch sự.

Biểu diễn mở màn: Các tiết mục văn nghệ mở màn sẽ lần lượt được trình diễn nhằm thu hút, tập trung ánh nhìn của mọi người hướng lên sân khấu

Tiết mục mở màn khuấy động không khí bữa tiệc (Ảnh: PYS Travel)

MC giới thiệu: MC xuất hiện, khai mạc chương trình và giới thiệu các khách mời, đại biểu tham dự chương trình.

MC là linh hồn của mỗi bữa tiệc (Ảnh: PYS Travel)

Đại diện phát biểu: Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu, đánh giá những kết quả đạt được trong một năm vừa qua và gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ nhân viên trong công ty đã đồng hành, gắn bó với công ty.

(Ảnh: PYS Travel)

Trình chiếu video kỉ niệm: Chiếu lại những hình ảnh, clip ghi lại những kỉ niệm, khoảnh khắc đáng nhớ của các thành viên trong công ty

Tri ân, vinh danh: Vinh danh các cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong một năm vừa qua nhằm tạo động lực cho các nhân viên ngày càng cố gắng, phát huy khả năng và tinh thần làm việc tốt hơn.

Phần hội

Khác với phần lễ mang tính trang trọng, phần Hội mang đến cho buổi tiệc một màu sắc tươi vui, trẻ trung hơn. Điểm nhấn cho phần này chính là những tiết mục độc đáo có 1-0-2, các gameshow sôi động, hài hước tăng cường sự gắn kết tập thể và các món quà bất ngờ từ Ban tổ chức. Không khí trong phần tiệc sẽ giúp khách mời tham dự cảm thấy thoải mái và thư giãn hơn.

Nhiều công ty chọn tour team building để tổ chức tiệc tất niên (Ảnh: PYS Travel)

Khai tiệc: Đại diện ban lãnh đạo công ty mở rượu champagne và nâng ly khai tiệc. Chúc mừng cho buổi lễ diễn ra thành công tốt đẹp và chúp cho doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh.

Khai tiệc bằng những ly rượu vang (Ảnh: Sưu tầm)

Ăn tiệc: Các khách mời dùng tiệc trong khoảng 45 phút

Minigame show: tổ chức một vào game nhỏ để các khách mời cùng nhau giao lưu

Biểu diễn nghệ thuật đan xen: Trình diễn các tiết mục nghệ thuật đặc sắc, sôi động, khuấy động bầu không khí.

(Ảnh: PYS Travel)

Lucky draw: Tổ chức chương trình bốc thăm may mắn dành tặng những món quà ý nghĩa cho các khách mời may mắn trong chương trình.

Ending

Bế mạc: MC thông báo kết thúc chương trình và gửi lời cảm ơn đến các khách mời tham dự

Tặng quà kỷ niệm: Lễ tân chờ sẵn tại cửa để gửi tặng những món quà kỉ niệm cho các khách mời tham dự chương trình.

(Ảnh: Sưu tầm)

Trong quá trình thực hiện, có thể sẽ có những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến. Lúc này, cần có sự kiểm soát và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo buổi tiệc vẫn diễn ra tốt đẹp.

>> Xem thêm: Các công ty du lịch Uy tín Việt Nam

2. Kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết

Các vấn đề cần kiểm soát bao gồm:

- Thời gian: Đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng thời gian đã quy định.

- Chất lượng dịch vụ: Đảm bảo các dịch vụ được cung cấp cho khách mời đạt chất lượng tốt.

- Tâm trạng của khách mời: Tạo không khí thoải mái và vui vẻ cho khách mời.

- Khi có vấn đề phát sinh, cần nhanh chóng tìm cách giải quyết để không ảnh hưởng đến buổi tiệc.

(Ảnh: Sưu tầm)

 

Dưới đây là một số gợi ý về cách kiểm soát và điều chỉnh khi cần thiết:

- Có người phụ trách giám sát toàn bộ buổi tiệc.

- Thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện chương trình.

- Có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh.

- Luôn giữ thái độ bình tĩnh và xử lý tình huống linh hoạt.

(Ảnh: Sưu tầm)

V. Đánh giá và kết luận

Ban tổ chức ngồi lại với nhau sau chương trình không chỉ là dịp để báo cáo công việc với ban lãnh đạo mà còn là lúc mọi người đánh giá đo lường hiệu quả của sự kiện. Trong buổi tổng kết này, ban tổ chức tiệc tất niên của công ty cần nhìn nhận những điều đã làm tốt và những vấn đề xử lý chưa tốt. Những cái tốt cần được tuyên dương và tiếp tục phát huy. Riêng với những sự cố, những phát sinh không đáng có, ban tổ chức cần nhìn nhận, đánh giá, đưa ra cách giải quyết sau đó để mọi người cùng rút kinh nghiệm cho các sự kiện khác. 

Ảnh: Sưu tầm)

Dưới đây là một số nội dung cần đánh giá và tự phê bình sau khi tổ chức tiệc tất niên công ty:

- Mục tiêu của buổi tiệc đã đạt được hay chưa?
- Các hoạt động trong buổi tiệc được tổ chức như thế nào?
- Không gian và trang trí của buổi tiệc ra sao?
- Thức ăn và đồ uống của buổi tiệc có ngon và hợp khẩu vị không?
- Thái độ phục vụ của nhân viên như thế nào?
- Phản hồi của nhân viên công ty về buổi tiệc ra sao?

Dựa trên những nội dung đánh giá và kết luận, ban tổ chức có thể đưa ra những giải pháp khắc phục và cải thiện cho các lần tổ chức sau.

Tổ chức tiệc tất niên cho một công ty đòi hỏi sự chuẩn bị tỉ mỉ và sáng tạo trong ý tưởng tổ chức tiệc tất niên, tất cả đều hướng đến mục tiêu chung là tạo ra một bữa tiệc phong phú, ấm áp phù hợp với tâm lý nhân viên. Tiệc tất niên không chỉ là dịp kết thúc một năm làm việc mà còn là cơ hội để mọi người kỉ niệm, cảm ơn nhau và đồng lòng bước vào năm mới với động lực mới, tương trợ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống.

>> Xem thêm: Các công ty du lịch Uy tín tại Hà Nội

Trên đây là bài viết cung cấp thông tin chi tiết về tiệc tất niên từ ý tưởng tổ chức Year end Party đến Quy trình tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp nhất. PYS Travel hy vọng rằng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp các bạn hiểu hơn về quy trình tổ chức tiệc tất niên cho công ty bạn.

Nếu công ty bạn còn chưa có kinh nghiệm trong việc lên ý tưởng tiệc cuối năm cho công ty và tổ chức tiệc tất niên, chưa tìm được chủ đề cho bữa tiệc, đừng lo PYS Travel là một công ty du lịch đã tổ chức rất nhiều tour team building cho các công ty trong các bữa tiệc tất niên. PYS Travel sẽ có kế hoạch chi tiết, chuẩn bị địa điểm, thực đơn cho quý công ty một cách tốt nhất, trọn vẹn nhất.

Tham khảo ngay các tour gần Hà Nội có thể tổ chức tiệc tất niên:

Chùm tour Resort gần Hà Nội

Bản Quyền Hình Ảnh:

PYS Travel luôn tôn trọng quyền sở hữu trí tuệ về tác phẩm nhiếp ảnh, ảnh chụp của các cá nhân và tổ chức. Chúng tôi luôn cố gắng nỗ lực liên hệ với tất cả các tác giả có ảnh được sử dụng để xin sự cho phép sử dụng ảnh. Nếu có sự sơ xuất hay thiếu sót nào, chúng tôi xin được gửi lời xin lỗi tới các tác giả, chủ sở hữu hình ảnh. Các anh/chị cũng vui lòng gửi phản hồi lại cho PYS Travel: https://pystravel.vn/ban-quyen-hinh-anh